BID de Locação de Veículos: Montando um escopo eficiente

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BID de Locação de Veículos: Montando um escopo eficiente

Comprador está montando um BID para locação de veículos?

Neste Post vamos compartilhar macetes aprendidos na prática de como montar um escopo mais assertivo para locação de veículos e sofrer menos durante o contrato.

Quais as Vantagens e Desvantagem de Locação de Veículos para a empresa em detrimento da aquisição?

No Brasil, a locação de veículos pode oferecer vantagens fiscais significativas para as empresas, além de outros benefícios operacionais. Possibilitando inclusive dedução do IRPJ e para empresas optantes pelo Lucro presumido deduzir como despesa operacional:

Vantagens da Locação de Veículos:

Flexibilidade: Ajuste da frota conforme a demanda, sem compromisso de longo prazo.

  1. Menores Custos Iniciais: Menor necessidade de capital inicial em comparação à compra.
  2. Manutenção Inclusa: Contratos de locação frequentemente incluem serviços de manutenção, reduzindo custos operacionais e tempo de gestão.
  3. Acesso a veículos mais novos: Possibilidade de uso de veículos mais recentes e eficientes.
  4. Benefícios Fiscais: Os pagamentos de locação podem ser integralmente deduzidos como despesas operacionais no Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e na Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), reduzindo a base de cálculo desses tributos.
  5. Sem Depreciação: Não há necessidade de se preocupar com a depreciação do veículo.
  6. Redução de custos com documentação e impostos: Geralmente, os custos com documentação, IPVA, e seguro obrigatório estão inclusos no contrato de locação.
  7. Gestão de Frotas: Algumas empresas de locação oferecem serviços de gestão de frotas, auxiliando na otimização do uso dos veículos.

Desvantagens da Locação de Veículos:

  1. Custo a Longo Prazo: Pode ser mais caro a longo prazo, especialmente para uso prolongado dos veículos.
  2. Limitações de uso: Possíveis restrições de quilometragem e tipo de uso.
  3. Menos controle: Dependência em relação à condição e disponibilidade dos veículos fornecidos pela locadora.
  4. Obrigações contratuais: Possíveis penalidades por quebra de contrato.
  5. Sem valor residual: A empresa não retém nenhum ativo ao final do contrato.
  6. Dependência do fornecedor: Necessidade de confiar na locadora para manutenção e substituição dos veículos.

Considerando o contexto brasileiro, a locação de veículos pode ser uma opção estrategicamente vantajosa, especialmente para empresas que buscam flexibilidade e redução de custos operacionais, além de benefícios fiscais.

Pontos de atenção na contratação

Faça um estudo prévio levantando quais os veículos que lhe atenderia, cuidado para não se empolgar e querer “ser mais que o rei” e especificar um modelo que está fora do orçamento da empresa, não precisa ser um popular “seco” mas também não precisa ser um importado esportivo.

Hackzinho para reduzir o custo com a locação de veículos.

Estime a quilometragem mensal, quanto mais rodar mais caro fica o contrato ( por conta do desgaste) então estime a quilometragem média mensal para determinar o escopo, não exagere, estima que vai rodar 2.500/mês não faz sentido estipular franquia de 5 mil km,e pagar mais caro por isso.

Feche em contrato o valor previsto para KMs rodados excedente, isto evita surpresas,

Se tiver mais de um veículo feche na modalidade pool ( desta forma contrata 2500 km por veículo, o que não usar em um compensa em outro e assim por diante). O modelo de Pool vale para troca de pneus também, isso pode acabar compensando ao longo do contrato.

Modelo de Escopo para contratação de empresa de Locação de Veículos

Introdução:
A [Nome da Sua Empresa] está em busca de fornecedores qualificados para fornecer serviços de locação de veículos. Estamos comprometidos em encontrar um parceiro que ofereça soluções confiáveis e eficientes para atender às nossas necessidades de mobilidade.

Objeto do Contrato:
Os serviços incluem o fornecimento de veículos sem motorista de diversos tipos, incluso manutenção preventiva e corretiva, assistência 24 horas e seguro total. Os veículos serão utilizados por nossa equipe para atividades diversas, incluindo viagens a trabalho, transporte de materiais e outras necessidades operacionais.

Requisitos Mínimos:

Nesta etapa do escopo é importante você já ter em mente o modelo do veículo desejado, não deixe muito especifico, pois algumas vezes você terá oportunidade de conseguir um veículo melhor pelo mesmo preço, mas não deixe muito aberto pois ficará mais difícil equalizar as propostas.

Procure especificar por categoria, como automóvel 4 portas, do tipo sedan ( ou minivan, ou executivo, ou popular) com no mínimo 115cv de potência, direção elétrica, air bag para o motorista e passageiro, porta malas com no mínimo 490 litros. Isso já dá um horizonte para as empresas orçarem veículos nesta linha. Para esta especificação por certo você receberá propostas para Hb20, Cronus, Argus, Onix 1,4 ou 1,6.

Abaixo algumas questões básicas a incluir.

  • Veículos com no máximo 2 anos de uso.
  • Equipado com ar condicionado.
  • Equipado com Air Bag.
  • Seguro total para todos os veículos, (cuidado com a opção “coparticipação” isto quer dizer que a contratante arcará com um percentual maior em caso de sinistro 20% em média)
  • Assistência técnica 24 horas.
  • Capacidade de fornecer uma frota diversificada de veículos.
Manutenção e revisões por conta da contratada?

Com certeza…… coloque uma cláusula com o custo de manutenção corretiva e revisões sejam por conta da contratada.

Critérios de Avaliação:
As propostas serão avaliadas com base em critérios como custo, qualidade dos veículos, reputação do fornecedor, e capacidade de atendimento às nossas necessidades específicas.

Submissão de Propostas:
Os fornecedores interessados devem enviar suas propostas até [Data Limite] para o e-mail [Seu E-mail]. As propostas devem incluir detalhes sobre os veículos disponíveis, estrutura de preços, termos de contrato, e quaisquer outras informações relevantes.

Contato para Dúvidas:
Para quaisquer dúvidas ou esclarecimentos adicionais, por favor, entre em contato com [Seu Nome] pelo e-mail [Seu E-mail] ou pelo telefone [Seu Telefone].

Pontos a analisar na proposta de locação de veículos

Observe atentamente;

Local de retirada e devolução dos veículos;

Limite de Kilometragem para fazer a revisão ( tem multas se ultrapassar?)

Contempla um jogo de pneus para troca no prazo de 2 anos sem custo adicional?

Contempla troca de baterias no prazo de 2 anos sem custo adicional?

Contempla troca de pastilha de freio e amortecedores nos contratos acima de 2 anos?

São dicas que pode ajudar você a escolher a melhor opção para sua empresa.

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