A Importância do Escopo Detalhado na Área de Compras: Parceria entre a Área de Compras e a Área Requisitante
Introdução:
No processo de compras, é fundamental que a área de compras e a área requisitante trabalhem em conjunto para desenvolver um escopo detalhado e abrangente. O escopo é elaborado pela área requisitante, que é responsável por identificar e definir suas necessidades e requisitos. A área de compras desempenha um papel essencial nesse processo, colaborando e orientando a área requisitante para garantir que o escopo esteja completo e alinhado aos objetivos estratégicos da empresa. Neste artigo, abordaremos a relevância do envolvimento dessa parceria na elaboração do escopo, visando facilitar as aquisições e evitar problemas futuros.
A importância do escopo no processo de compras:
O escopo é um documento que descreve detalhadamente o que será adquirido, seja um serviço, material, máquina, software ou consultoria. Ele guia todo o processo de compras, assegurando que as expectativas da área requisitante sejam atendidas e que a contratação seja feita de maneira apropriada. Um escopo bem definido proporciona clareza tanto para a área de compras quanto para os fornecedores, evitando mal-entendidos, retrabalhos e a necessidade de ajustes posteriormente.
O envolvimento da área de compras na elaboração do escopo:
Embora seja a área requisitante a responsável por elaborar o escopo, a área de compras desempenha um papel fundamental ao colaborar e orientar o processo. Ao participar ativamente desde o início, a área de compras pode contribuir com sua expertise em compras e conhecimento do mercado para garantir que o escopo esteja completo, claro e alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.
A parceria entre a área de compras e a área requisitante na elaboração do escopo envolve:
1. Identificação das necessidades: A área requisitante é responsável por identificar suas necessidades, e a área de compras, com seu conhecimento do mercado, pode auxiliar na consideração de todos os requisitos relevantes.
2. Definição dos requisitos: A área de compras pode contribuir na especificação dos requisitos técnicos, qualidade exigida, certificações necessárias, entre outros aspectos, para que os fornecedores tenham clareza sobre as expectativas.
3. Análise de mercado: Com sua análise detalhada do mercado, a área de compras pode identificar fornecedores qualificados, avaliar suas capacidades, experiência e histórico de entrega.
4. Estimativa de custos: A partir do escopo detalhado, a área de compras pode fornecer estimativas de custos para auxiliar a empresa na tomada de decisão.
5. Avaliação das propostas: Utilizando o escopo como referência, a área de compras é capaz de avaliar as propostas dos fornecedores, verificando se atendem aos requisitos estabelecidos.
Conclusão:
A elaboração de um escopo detalhado e completo é essencial para o sucesso das aquisições na área de compras. A parceria entre a área de compras e a área requisitante desde o início do processo de elaboração do escopo é fundamental, pois permite que ambas as partes contribuam com suas respectivas experiências e conhecimentos. Ao seguir essa abordagem, a empresa aumenta suas chances de realizar aquisições de forma eficiente, satisfatória e alinhada aos objetivos estratégicos.
Segue abaixo exemplos de informações essenciais por categoria:
Desmistificando Escopo: Modelos práticos de Escopos
Escopo – Serviços:
Objetivo: O objetivo deste escopo é contratar serviços específicos para atender às necessidades da empresa, tais como manutenção predial, serviços de limpeza, consultorias especializadas, entre outros.
Descrição: Descreva detalhadamente os serviços necessários, incluindo todas as atividades a serem executadas, materiais ou equipamentos necessários, bem como quaisquer requisitos específicos.
Requisitos: Liste todos os requisitos necessários para a execução segura e eficiente do serviço, como certificações, treinamentos, experiência prévia, entre outros.
SLA (Service Level Agreement – Acordo de Nível de Serviço): Estabeleça as expectativas e requisitos de qualidade para o serviço, como prazo de atendimento, tempo de resposta, indicadores de desempenho, etc.
Entregáveis: Especifique quais são os produtos finais ou resultados esperados ao término do serviço contratado.
Cronograma: Estabeleça um cronograma detalhado com prazos específicos para cada etapa do serviço, incluindo datas de início e conclusão.
Histograma: Caso haja uma demanda variável ao longo do tempo, é importante considerar um histograma que demonstre a distribuição das atividades ao longo do período de prestação do serviço.
Escopo – Materiais MRO (Manutenção, Reparo e Operações):
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a aquisição de materiais de MRO, essenciais para a manutenção e operação eficiente da empresa.
Descrição: Liste minuciosamente cada material necessário, incluindo quantidade, especificações técnicas, qualidade desejada, modelo, marca e outras características relevantes.
Folha de Dados: Inclua todas as informações técnicas e especificações de cada material MRO, como tamanhos, materiais, funcionalidades, entre outros.
Requisitos: Identifique se há algum requisito específico para a aquisição dos materiais MRO, como certificações, normas técnicas, compatibilidade com outros equipamentos, entre outros.
Entregáveis: Detalhe quais são os produtos finais ou resultados esperados com a aquisição desses materiais, como a disponibilidade de itens para manutenção e reparo, redução do tempo de máquina parada, etc.
Escopo – Materiais Diretos:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a aquisição de materiais diretos, que serão utilizados diretamente no processo produtivo da empresa.
Descrição: Enumere os materiais diretos necessários, incluindo quantidade, especificações técnicas, qualidade desejada e outras características relevantes.
Requisitos: Identifique quaisquer requisitos específicos que os materiais diretos devem atender, como certificações de qualidade, normas técnicas obrigatórias, compatibilidade com outros componentes, entre outros.
Entregáveis: Explique quais são os produtos finais ou resultados esperados com a aquisição e utilização desses materiais, como a melhoria da qualidade do produto final, redução de desperdícios, entre outros.
Escopo – Software:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a aquisição e implementação de um software específico para atender às necessidades da empresa.
Descrição: Descreva detalhadamente as funcionalidades e características necessárias no software, levando em consideração os requisitos do usuário e as necessidades do negócio.
Requisitos: Liste os requisitos técnicos e funcionais que o software deve atender, como compatibilidade com sistemas operacionais, integração com outros softwares, capacidade de armazenamento de dados, segurança da informação, entre outros.
Entregáveis: Especifique quais são as entregas esperadas ao término da implementação do software, como a configuração do sistema, treinamento dos usuários, documentação técnica, entre outros.
Prazos: Estabeleça um cronograma com prazos para etapas importantes do projeto, incluindo a seleção do software, aquisição, implementação e treinamento dos usuários.
Escopo – Licenças de Software:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir os requisitos e procedimentos para a aquisição e gerenciamento de licenças de software necessárias para o funcionamento da empresa.
Descrição: Liste as licenças de software necessárias, incluindo o nome do software, quantidade de licenças requeridas, tipo de licença (anual, perpétua, subscription, etc.) e qualquer outra informação relevante para a aquisição das licenças.
Requisitos: Identifique os requisitos específicos para a aquisição e utilização das licenças, como preferência por fornecedores certificados, compatibilidade com o sistema operacional, atualizações e suporte, entre outros.
Prazos e Renovação: Estabeleça os prazos para a aquisição das licenças e defina procedimentos para a renovação das mesmas, garantindo o uso contínuo e legal do software na empresa.
Gerenciamento de Ativos: Descreva como as licenças serão gerenciadas ao longo do tempo, incluindo o registro e controle dos usuários, controle de versões, políticas de uso aceitável, entre outros aspectos.
Escopo – Consultorias:
Objetivo: O objetivo deste escopo é contratar serviços de consultoria especializada para fornecer conhecimentos e soluções específicas para atender às necessidades da empresa.
Descrição: Descreva detalhadamente a área de especialização da consultoria, os principais problemas ou desafios a serem abordados, bem como as atividades a serem realizadas para a obtenção dos resultados desejados.
Requisitos: Liste os requisitos, como certificações e experiência prévia, que a consultoria deve atender para ser elegível à contratação.
Entregáveis: Especifique quais são os principais entregáveis ao final do contrato de consultoria, como relatórios de análise, recomendações, plano de ação, treinamentos, entre outros.
Cronograma: Estabeleça um cronograma detalhado com prazos para cada etapa da consultoria, desde o diagnóstico até a implementação das soluções propostas.
Escopo – Treinamentos:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir os requisitos e as atividades necessárias para a realização de treinamentos específicos para os funcionários da empresa.
Descrição: Identifique o tipo de treinamento necessário, seja técnico, comportamental ou especificamente relacionado a um software ou procedimento específico.
Público-Alvo: Determine quais funcionários devem participar do treinamento, considerando os departamentos envolvidos e as habilidades necessárias.
Conteúdo Programático: Especifique os tópicos, as competências e os conhecimentos a serem abordados durante o treinamento.
Duração: Defina a duração estimada do treinamento, considerando a carga horária total e a divisão em sessões ou módulos.
Materiais e Recursos Necessários: Liste todos os materiais e recursos necessários para a realização do treinamento, como apresentações, equipamentos audiovisuais, ferramentas e softwares específicos. Informar se presencial, ou remoto e número de pessoas.
Avaliação: Descreva como será feita a avaliação do treinamento, seja por meio de testes, feedback dos participantes ou outros métodos adequados.
Escopo – Mão de Obra:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a contratação de mão de obra para atender às demandas da empresa em determinadas áreas ou funções.
Descrição: Descreva as funções e atividades necessárias para a mão de obra, incluindo habilidades técnicas, níveis de experiência, quantidade de pessoal necessário e quaisquer outros requisitos específicos.
Requisitos: Liste os requisitos necessários para os trabalhadores, como formação acadêmica, certificações, experiência anterior, habilidades específicas, entre outros.
Cronograma e Duração: Estabeleça um cronograma com prazos para a contratação da mão de obra e defina a duração do contrato de trabalho, se for temporário ou permanente.
Responsabilidades: Especifique as responsabilidades da empresa contratante e dos trabalhadores, incluindo obrigações trabalhistas, remuneração, benefícios e políticas internas a serem seguidas.
Escopo – Transportadoras:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a contratação de uma transportadora para realizar o transporte de mercadorias da empresa.
Descrição: Descreva detalhadamente o tipo de transporte necessário, como transporte de carga seca, carga refrigerada, transporte pesado, transporte internacional, entre outros.
Requisitos: Liste os requisitos e critérios que a transportadora deve atender, como licenças e autorizações, capacidade de armazenagem e manuseio adequado das mercadorias, rastreabilidade do transporte, entre outros.
SLA (Service Level Agreement – Acordo de Nível de Serviço): Estabeleça as expectativas e requisitos de qualidade para o serviço de transporte, como prazo de entrega, tempo médio de trânsito, índice de avarias e perdas, entre outros indicadores de desempenho.
Custos e Pagamentos: Detalhe os custos envolvidos no serviço de transporte, como os valores cobrados por quilômetro rodado, por tonelada transportada, taxas adicionais ou despesas extras, e defina as condições de pagamento acordadas.
Seguro: Identifique se é necessário que a transportadora tenha um seguro de carga adequado e estabeleça os requisitos mínimos de cobertura.
Escopo – Intralogística:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a otimização dos processos de movimentação interna de materiais e produtos dentro da empresa.
Descrição: Descreva os processos de movimentação interna, desde a recepção e armazenamento de materiais até a preparação e envio de produtos, detalhando as atividades, fluxos, equipamentos e infraestrutura necessários.
Requisitos: Identifique os requisitos técnicos e de segurança que a intralogística deve atender, como layout de fluxo eficiente, sistemas de gestão de estoque integrados, equipamentos de movimentação adequados (como empilhadeiras, esteiras, etc.), entre outros.
Melhoria Contínua: Defina a necessidade de análise e melhorias contínuas nos processos de intralogística, estabelecendo métodos de monitoramento e padrões de desempenho.
Segurança: Estabeleça requisitos de segurança para a intralogística, como sinalização adequada, treinamento para operadores de equipamentos, prevenção de acidentes e gestão de riscos.
Escopo – Centro de Distribuição:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a operação de um centro de distribuição que atenda às necessidades da empresa.
Descrição: Descreva as principais funções e atividades do centro de distribuição, incluindo recebimento de mercadorias, armazenamento, separação de pedidos, embalagem, conferência e expedição.
Requisitos: Identifique os requisitos técnicos, como o espaço físico necessário, a capacidade de armazenamento, a infraestrutura adequada e os sistemas informatizados de gestão de estoque.
Processos: Detalhe os processos operacionais do centro de distribuição, incluindo os fluxos de entrada e saída de mercadorias, os métodos de controle de estoque, os procedimentos de embalagem e a separação de pedidos.
Indicadores de Desempenho: Estabeleça indicadores de desempenho para avaliar a eficiência do centro de distribuição, como taxa de precisão de pedidos, tempo médio de processamento, taxa de devoluções, entre outros.
SLA (Service Level Agreement – Acordo de Nível de Serviço): Estabeleça expectativas e requisitos de qualidade de serviço para o centro de distribuição, como prazos de processamento de pedidos, tempos de entrega, índice de perdas e danos, entre outros.
Escopo – Industrialização:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a realização do serviço de industrialização de produtos da empresa.
Descrição: Descreva detalhadamente o processo de industrialização necessário, incluindo as etapas de produção, montagem, embalagem e finalização dos produtos, controle de perdas no processo produtivo.
Requisitos: Liste os requisitos técnicos e de qualidade que a empresa terceirizada deve atender, como capacidade de produção, conhecimento específico do setor, certificações necessárias, entre outros.
Controle de Qualidade: Estabeleça requisitos para o controle de qualidade durante o processo de industrialização, como inspeções de matérias-primas, testes de qualidade e garantia de conformidade dos produtos finais.
Cronograma e Prazos: Defina um cronograma detalhado com prazos para cada etapa da industrialização, desde o recebimento dos produtos até a entrega final.
Responsabilidades: Especifique as responsabilidades da empresa contratante e da empresa de industrialização, incluindo questões de segurança, fornecimento de materiais, licenças e garantias.
Escopo – Terceirização:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a terceirização de determinados processos, atividades ou funções da empresa.
Descrição: Identifique as áreas ou processos que serão terceirizados, descrevendo as atividades, funções e responsabilidades envolvidas.
Requisitos: Liste os requisitos que os prestadores de serviços devem atender, como experiência prévia na terceirização de processos similares, capacidade de atender a demanda da empresa e conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Monitoramento: Estabeleça um processo para monitorar e avaliar o desempenho dos prestadores de serviços, incluindo indicadores de qualidade, prazos de entrega, níveis de serviço e satisfação do cliente.
Contrato e Pagamentos: Defina os termos do contrato com os prestadores de serviços, incluindo os preços, condições de pagamento, duração do contrato e procedimentos para rescisão.
Escopo – Serviços Advocatícios:
Objetivo: O objetivo deste escopo é definir as especificações e requisitos para a contratação de serviços advocatícios para atender às necessidades jurídicas da empresa.
Descrição: Descreva os principais problemas, questões legais ou casos em que a empresa necessita de assistência jurídica. Identifique as áreas do direito envolvidas, como trabalhista, contratual, tributário, entre outros.
Requisitos: Liste os requisitos para os serviços advocatícios, como experiência nas áreas relevantes, conhecimento atualizado da legislação aplicável, excelência em habilidades de negociação ou litígio, entre outros.
Escopo dos Serviços: Detalhe os serviços específicos a serem prestados pelos advogados ou escritório contratado, incluindo consultoria jurídica, elaboração de contratos, representação em processos judiciais ou administrativos, pareceres técnicos, entre outros.
Cronograma e Prazos: Estabeleça um cronograma com prazos para cada etapa dos serviços advocatícios, como datas para entrega de pareceres, comparecimento em audiências ou prazos processuais.
Honorários e Contrato: Defina os honorários advocatícios a serem pagos, seja por hora trabalhada, por projeto ou outro método acordado. Detalhe também os termos do contrato, como duração, condições de renovação ou rescisão, entre outros.
Confidencialidade: Estabeleça requisitos de confidencialidade para proteger as informações privilegiadas da empresa compartilhadas com os advogados, garantindo a segurança e o sigilo.
Confidencialidade e Segurança: Estabeleça requisitos específicos de confidencialidade e segurança da informação para proteger os interesses da empresa em relação às atividades terceirizadas.
Espero que isso atenda suas necessidades e que esses exemplos possam ajudá-lo a definir os escopos de industrialização e terceirização para a sua empresa. Lembre-se de personalizá-los de acordo com as necessidades específicas do seu negócio.
O conhecimento é poder, e a informação é a chave para este poder
Thomas Jefferson.
Espero ter contribuído com estas informações. Obrigada!
Originalmente postado no Linkedin
Autor: Camilla Reis | LinkedIn
Gerente de Procurement & Sourcing na Ourofino Agrociência | Executivo de Compras | Executivo de Comércio Exterior | Executivo de Supply Chain | Negócios Internacionais.